Tugas Resepsionis

Tugas Resepsionis

Penjelasan mengenai tugas resepsionis, mulai dari fungsi bekerja, tanggung jawab di perusahaan, gaji perbulan, serta kriteria dan syarat yang dibutuhkan. Apakah anda hendak bekerja sebagai resepsionis, jika ya berikut adalah beberapa tugas resepsionis hingga tanggung jawab, kualifikasi, syarat, dan gaji yang diperoleh perbulan. Jika sebelumnya anda pernah mengunjungi suatu perusahaan, maka anda bisa menemukan resepsionis atau front office di setiap kantor yang ada di perusahaan tersebut. Walaupun professi sebagai resepsionis terbilang mudah namun posisi ini mempunyai peran yang penting di suatu perusahaan. Resepsionis wajib menjunjung tinggi norma norma yang berlaku di perusahaan sehingga dapat membuat nama perusahaan menjadi lebih baik di mata umum. Sehingga bisa disimpulkan tugas resepsionis yaitu memberikan informasi pertama pada setiap pengunjung di perusahaan, resepsionis juga harus bisa menjadi jembatan penghubung antara pengunjung perusahaan dengan perusahaan.

Fungsi resepsionis yaitu pegawai yang mempunyai peran sebagai penerima tamu di perusahaan, selain itu juga resepsionis bertugas untuk menerima telepon dari luar perusahaan dan menghubungkannya ke divisi perusahaan. Bekerja sebagai resepsionis tidak hanya berada di perusahaan, namun juga bisa di hotel maupun tempat-tempat lainnya seperti di kapal pesiar.

Loading...

Area bekerja resepsionis iya itu berada di meja depan pada ruangan pertama perusahaan atau yang biasa disebut dengan front desk. Area tersebut merupakan area yang akan dikunjungi terlebih dahulu oleh para tamu perusahaan. Biasanya letak karya ini berada pada lobi bangunan perusahaan, seorang resepsionis juga akan menanyakan tujuan serta kepentingan dari pengunjung tersebut terhadap perusahaan. Kemudian resepsionis akan menjelaskan informasi yang dibutuhkan oleh pengunjung atau klien perusahaan tersebut.

Baca Juga : Tugas General Affair Di Perusahaan

Hal yang perlu di cermati pada tugas resepsionis yaitu terdapat beberapa hal yang wajib dilakukan oleh resepsionis apabila menerima tamu perusahaan, antara lain sebagai berikut:

  1. Tidak membuat tamu perusahaan menunggu lama.
  2. Menyapa, memberikan salam, dan senyum kepada tamu perusahaan.
  3. Menanyakan keperluan dari tamu perusahaan.
  4. Mempersilahkan tamu untuk dapat mengisi buku tamu yang tersedia di meja resepsionis terlebih dahulu.
  5. Memperhatikan kepentingan tamu, seperti menanyakan apakah tamu tersebut mau menunggu pegawai perusahaan yang sedang ia cari atau tidak.
  6. Dapat memberikan informasi kepada tamu secara jujur.
  7. Jangan membuat curkan informasi perusahaan sembarangan.
  8. Berpenampilan selalu rapi dan wangi.
  9. Tidak mengobrol dengan teman sesama resepsionis.
  10. Tidak bermain HP atau gadget pada saat bekerja sebagai resepsionis.
Loading...

Hal tersebut dilakukan agar dapat menjaga nama baik perusahaan. Karena resepsionis adalah orang pertama dalam mempresentasikan perusahaan di mana ia bekerja. Kelebihan bekerja sebagai resepsionis yaitu memiliki beberapa keuntungan, contohnya sebagai berikut:

  1. Dapat dengan mudah berinteraksi dengan orang-orang baru di sekitar Anda.
  2. Dapat mengasah soft skill Anda, serta dapat melatih kesabaran.
  3. Siapa saja bisa menjadi resepsionis dengan latar belakang pendidikan beraneka ragam.
  4. Bisa memperoleh kepuasan batin apabila tamu yang dilayani merasa senang.
  5. Bisa mengembangkan karir bekerja di perusahaan mengingat posisi bekerja sebagai resepsionis harus bisa menguasai berbagai hal yang bersangkutan pada suatu perusahaan.

Baca Juga : Tugas Marketing Di Perusahaan

Lalu untuk tugas resepsionis di perusahaan juga tidak terlalu sulit, berikut beberapa tugas yang wajib dilakukan oleh resepsionis:

  1. Bertugas menerima serta menyambut tamu yang datang ke perusahaan.
  2. Dapat melayani tamu dengan baik dan benar serta murah senyum.
  3. Dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu perusahaan, sehingga informasi tersebut tidak merugikan pihak perusahaan.
  4. Mengatur jadwal pertemuan terhadap pihak tamu dengan pihak perusahaan.
  5. Mengangkat panggilan sekaligus menghubungkan panggilan telepon tersebut ke divisi yang ada di perusahaan.
  6. Menerima serta meneruskan paket atau surat yang tiba di perusahaan ke pihak kantor atau pegawai kantor di perusahaan.
  7. Dapat menerima keluhan dari tamu apabila pelayanan perusahaan kurang maksimal.
  8. Dapat mengelola arsip maupun berkas yang bersangkutan dengan resepsionis.
  9. Dapat menjalankan tugas sebagai administrasi sederhana.
  10. Dapat berbicara dengan sopan dan beretika.
  11. Harus bertanggung jawab atas pekerjaan yang dijalani, khususnya terhadap hubungan antara tangga perusahaan dengan pihak perusahaan.
  12. Menyampaikan pesan dari tamu atau klien yang tiba di perusahaan kepada pihak internal perusahaan.
  13. Dapat menerima kedatangan tamu dengan ramah.
  14. Mencatat panggilan yang masuk serta panggilan yang keluar dari perusahaan menggunakan log book.
  15. Dapat membuat laporan harian secara berkala.

Baca Juga : Tugas Manajer Personalia Di Perusahaan

Tugas resepsionis juga harus dapat mengendalikan diri, karena cerminan suatu perusahaan dilihat dari resepsionis nya terlebih dahulu. Maka dari itu apabila resepsionis di suatu perusahaan terlihat jelek, maka cerminan perusahaan tersebut akan terlihat jelek juga.

Untuk gaji resepsionis di suatu perusahaan maka akan berbeda beda. Berikut adalah gaji resepsionis yang ada di Indonesia pada umumnya:

  1. Resepsionis pelayan industri biasanya mempunyai gaji Rp 2.500.000 hingga Rp 3.500.000 perbulan.
  2. Resepsionis industri keuangan akan mempunyai gaji sekitar Rp 3.500.000 perbulan.
  3. Resepsionis industri wholesale akan memiliki gaji Rp 3.000.000 perbulannya.
  4. Resepsionis industri pabrik mempunyai gaji sekitar Rp 2.500.000 perbulan.
  5. Sedangkan untuk resepsionis industri pertanian akan memiliki gaji Rp 4.000.000 perbulannya.

Tentu data gaji tersebut hanya merupakan gaji rata-rata resepsionis di Indonesia. Gaji tersebut dapat berbeda dibeberapa daerah, khususnya yang bekerja sebagai resepsionis di kapal pesiar tentu akan memiliki gaji yang sangat tinggi dibandingkan yang lainnya. Gaji tersebut juga belum termasuk dalam THR, asuransi kesehatan, jamsostek, lembur, dan lain sebagainya.

Untuk dapat menjadi resepsionis tidak hanya berpenampilan menarik saja, namun Anda juga harus mempunyai beberapa kriteria dan kualifikasi sebagai berikut:

  1. Pria / Wanita dengan usia maksimal 28 tahun.
  2. Minimal lulusan SMA/SMK/S-1 seperti administrasi perkantoran akan diutamakan.
  3. Mempunyai pengalaman 1-2 tahun di posisi yang sama.
  4. Menguasai beberapa bahasa asing dan wajib menguasai bahasa inggris.
  5. Mampu mengoprasikan software microsoft office.
  6. Mempunyai keahlian komunikatif
  7. Ramah, teliti, dan kooperatif.
  8. Menguasai standar keamanan serta keselamatan publik.

Baca Juga : Tugas Manajer SDM Di Perusahaan

Sebagai resepsionis juga Anda harus mengetahui tugas bagaimana cara menangani apabila ada tamu perusahaan yang tiba. Maka dari itu resepsionis juga perlu memiliki kesabaran saat menunggu tamu perusahaan, sehingga tidak berpatok pada penampilan yang menarik saja untuk menjadi resepsionis. Namun bukan berarti Anda harus mengabaikan penampilan, maka dari itu silakan Anda perbanyak mengunjungi suatu tempat yang mempunyai resepsionis. Lihat bagaimana ia melayani dan berpakaian, sehingga Anda dapat dengan mudah menirunya saat hendak melamar kerja sebagai resepsionis suatu perusahaan.