Tugas Event Organizer

Tugas Event Organizer

Inilah penjelasan lengkap mengenai struktur Event Organizer, mulai dari tugas bekerja, gaji perbulan, syarat dan kemampuan, serta tanggung jawab di acara. Event Organizer yaitu pekerjaan yang menyusun rencana sampai jalannya acara dan berakhirnya suatu acara. Pekerjaan ini dinilai cukup banyak disukai oleh orang-orang, khususnya para anak muda. Pekerjaan yang dapat menyalurkan hobi dari berbagai kreativitas seperti contohnya menjadi Event Organizer pada sebuah acara musik. Pekerjaan ini mempunyai pemikiran tanpa batas kreativitas, sehingga siapa saja cocok untuk dapat bekerja menjadi Event Organizer apabila orang tersebut sangat menyukai acara yang hendak dibuatnya.

Tugas Event Organizer yaitu merencanakan, menyusun, dan menjalankan acara dari awal hingga akhir acara. Event Organizer juga bertanggung jawab dalam memastikan jalannya acara yang diselenggarakan agar dapat berjalan dengan baik. Tugas Event Organizer juga dibagi berdasarkan susunan organisasi yang terdapat pada Event Organizer. Di mana pada setiap organisasi tersebut mempunyai tugas dan tanggung jawab masing masing. Berikut adalah tugas Event Organizer sebagai produser pada saat hendak menjalankan acara:

  1. Seorang produser mempunyai tugas dalam memastikan dan menjamin event dapat berjalan dengan lancar, serta menjadi penanggungjawab terhadap klien.
  2. Menyusun strategi acara yang dibuat.
  3. Merencanakan susunan acara.
  4. Melakukan penjadwalan kerja.
  5. Merencanakan anggaran.
  6. Melakukan koordinasi terhadap semua aspek kegiatan acara mulai dari artis hingga sponsor.
  7. Melakukan evaluasi kerja apabila terdapat kesalahan.
  8. Bertanggung jawab atas semua tugas yang dikerjakan, seperti contohnya mengontrol jalannya acara, Dapat mengatasi masalah serta menganalisa masalah yang ada, evaluasi jalannya kegiatan, serta memberikan laporan jalannya acara.

Baca Juga : Tugas HRD Di Perusahaan

Loading...

Seorang produser Event Organizer akan dibantu oleh beberapa bagian pendukung jalannya acara yang mengawasi kelancaran acara. Bagian pendukung pada General Affair tersebut mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Kesiapan secara teknis dan non teknis terhadap acara yang hedank dibuat.
  2. Mencatat perkembangan acara mulai dari awal persiapan sampai selesai waktu pelaksanaan.
  3. Menyusun berbagai laporan terkait semua divisi terhadap bahan evaluasi acara yang dibutuhkan.
  4. Memeriksa semua kesiapan sarana dan prasarana yang mendukung jalannya acara sehingga dapat berjalan dengan baik.

Pada organisasi Event Organizer juga terdapat bagian pendukung Finance yang membantu kinerja produser. Divisi Finance mempunyai beberapa tugas yang berhubungan dengan keuangan kepada produser, berikut adalah tugasnya:

  1. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang berhubungan dengan uang terhadap produser.
  2. Menyusun anggaran event dengan menyesuaikan aspek penyelenggaraan suatu acara bersama anggota Event Organizer lainnya.
  3. Membuat laporan dana masuk dan dana keluar.
  4. Selalu menyiapkan pembayaran terhadap tagihan beserta melampirkan bukti pembayaran tersebut.
  5. Menyimpan barang bukti pembelian dari pengeluaran yang ada.
  6. Dapat menyusun skala prioritas keuangan.
  7. Bertanggung jawab penuh atas bukti transaksi pembelian ataupun penjualan.
Loading...

Lalu di Event Organizer juga terdapat bagian divisi Traffic yang bertugas membantu produser, berikut adalah tugasnya:

Baca Juga : Tugas Funding Officer Di Perusahaan

  1. Mengumpulkan semua data informasi yang bersangkutan dengan jalannya acara.
  2. Mengawasi jalannya acara agar dapat berjalan dengan baik.
  3. Mengumpulkan informasi serta jadwal bekerja.
  4. Dapat menyebarkan informasi ke seluruh pelaksana acara mulai dari artis hingga petugas keamanan yang mengamankan lokasi setempat.

Di Event Organizer juga terdapat bagian Production Division yang menjalankan tugas sangat penting, tugasnya yaitu sebagai berikut:

  1. Merencanakan design, peralatan, dan biaya yang dibutuhkan untuk panggung acara.
  2. Menyiapkan seluruh keperluan untuk panggung acara.
  3. Mengontrol kesiapan acara dan mengontrol perlengkapan panggung.
  4. Mencari informasi yang dapat mendukung berjalanannya suatu acara.
  5. Memastikan alat-alat pendukung acara seperti Genset, sistem, lampu acara, dan lainnya agar dapat berjalan dengan baik.
  6. Memastikan keamanan panggung, mulai dari tegangan listrik, kekuatan daya Tampung panggung, ketinggian panggung, dan kebutuhan lainnya.
  7. Melakukan penjadwalan yang terstruktur terhadap seluruh bagian seperti showtime atau waktu pertunjukan, cek sound, dan lainnya.

Baca Juga : Tugas SPG Di Perusahaan

Pada Production Division juga terdapat bagian produksi yang membutuhkan kerjasama pada semua bagian untuk bisa memperoleh informasi dan data dalam menunjang keamanan panggung. Bagian produksi mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Menjadi koordinator di seluruh kegiatan produksi.
  2. Menyusun semua rencana produksi secara keseluruhan.
  3. Melakukan koordinasi secara langsung dengan produser pada saat menjalankan produksi.
  4. Melakukan koordinasi dengan Stage Manajer yang berkaitan pada masalah teknis di panggung.

Pada Event Organizer juga mempunyai divisi Stage Manajer yang mempunyai tugas sebagai berikut:

  1. Dapat mengamankan panggung pada kondisi tertentu.
  2. Mengatur panggung supaya memiliki posisi yang pas yang sebelumnya sudah direncanakan bersama.
  3. Mengawasi keberadaan, keutuhan, dan keselamatan peralatan panggung.
  4. Memberikan suplai secara non teknis di atas panggung, contohnya seperti air mineral.
  5. Bertanggung jawab atas kelancaran acara di atas panggung.
  6. Mampu memberikan keputusan dan solusi apabila terjadi masalah pada acara di atas panggung.
  7. Membuat peralatan panggung yang dibutuhkan dengan baik.
  8. Menentukan serta memeriksa kelayakan panggung.
  9. Menentukan keselamatan panggung demi keamanan bersama.

Didalam Event Organizer juga terdapat divisi Production Runner yang bertugas dalam mengetahui segala aspek produksi yang dibutuhkan selama acara berjalan. Juga harus bisa berkomunikasi secara langsung dengan manajer barang disuatu tempat untuk pengadaan barang yang dibutuhkan selama acara berlangsung. Production Runner haruslah menjadi orang yang benar-benar paham mengenai pengadaan barang di daerahnya, sehingga dapat mengatasi apabila ada kebutuhan yang mendesak.

Pada Event Organizer juga ada Back Stage Facilities, ia mempunyai beberapa tugas sebagai berikut:

  1. Memastikan serta menjaga kebersihan di area panggung.
  2. Menyalurkan semua kebutuhan acara dari belakang panggung.
  3. Menyuplai semua kebutuhan pada setiap lokasi yang ada di sekitar panggung, seperti meja, kursi, dan tenda khusus artis.

Untuk tugas Back Stage Security pada Event Organizer sebagai berikut:

  1. Merencanakan seluruh sistem keamanan di area panggung.
  2. Melakukan pengecekan terhadap panggung dan orang-orang yang tidak mempunyai kebutuhan selama di panggung sebelum acara dimulai.
  3. Dapat mengamankan selurus akses keluar masuk panggung.
  4. Mampu menjadi blokade penonton yang memaksa naik keatas panggung.

Baca Juga : Tugas Resepsionis Di Perusahaan

Event Organizer juga mempunyai tugas khusus untuk Production Design Team, dimana divisi ini akan membantu untuk mendesain panggung yang berisikan sebagai berikut:

  1. Desainer Lampu
  2. Desainer Sound System
  3. Sound Operator
  4. Operator Lampu
  5. Stage Operator
  6. Operator Multimedia
  7. Operator Generator Listrik
  8. Stage Builder Supervisor
  9. Pyrotechnics Operator

Beberapa posisi yang sudah di jelaskan diatas mempunyai tanggung jawab atas kelancaran acara yang ditugaskan bersama, sehingga dapat menjadi tanggung jawab bersama.

Pada Event Organizer juga terdapat bagian divisi Front of House yang mempunyai tugas di lapangan dalam menentukan lokasi acara yang hendak berlangsung. Bagian ini akan berkoordinasi langsung dengan banyak pihak, mulai dari kepolisian, kecamatan atau kelurahan setempat, dan warga sekitar dalam proses perijinan tempat. Front of House juga bertugas mendukung jalannya acara agar dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pada sebuah organisasi Event Organizer juga mempunyai divisi Talent Treatment yang memiliki tugas dalam mengisi semua jenis kebutuhan acara. Pada divisi Talent Treatment terdapat beberapa struktur anggota mulai dari:

  1. Talent Treatment Coordinator yang mempunyai tugas untuk melayani semua kebutuhan pengisi acara.
  2. Talent Security akan bertugas untuk dapat menjaga serta mengawal pengisi acara seperti contohnya artis maupun pejabat penting.
  3. Talent Doctor akan bertugas mengobati dan merawat apabila terjadi kecelakaan sewaktu berjalannya acara diatas panggung.

Di Event Organizer juga terdapat Imperseriat yang mempunyai tugas untuk mengurus semua perijinan yang dibutuhkan dalam menjalankan acara yang hendak dibuat. Imperseriat juga diharapkan mampu mengetahui segala informasi terkait dengan kegiatan acara dan jadwal mulai hingga akhir acara.

Baca Juga : Tugas Marketing Di Perusahaan

Event Organizer juga ada divisi paling penting yaitu pada Ticketing yang mempunyai tugas dalam menawarkan tiket masuk ke para penonton, divisi Ticketing juga mempunyai tugas lainnya seperti:

  1. Mengontrol semua penjualan tiket, baik itu pengeluaran dan pendapatan acara.
  2. Menyiapkan semua tiket sesuai dengan target penonton.
  3. Melakukan penjualan atau pemesanan tiket secara terkontrol.
  4. Memberikan petunjuk dari informasi pada tiket tersebut.
  5. Mengawasi penjualan tiket.

Biasanya divisi Ticketing akan bekerjasama dengan divisi Promotion yang mempunyai tugas dalam melakukan promosi acara tersebut. Divisi Promotion juga mempunyai tugas dalam mendesain promo yang unik dan menarik, serta berbagai materi promosi lainnya agar tiket dapat terjual secara maksimal. Tentu untuk Anda yang hendak membangun Event Organizer harus menyiapkan beberapa orang untuk mengisi divisi-divisi tersebut. Karena memang cukup sulit untuk dapat mengadakan acara yang besar, dibutuhkan banyak pekerja dalam menyukseskan jalannya acara yang diselenggarakan.

Setiap staff khusus atau anggota pada setiap divisi di suatu Event Organizer akan mempunyai gaji yang berbeda-beda. Semua tergantung dari kebijakan yang telah ditetapkan sebelumnya secara bersama-sama. Namun secara umum gaji pada bagian divisi di Event Organizer adalah sebagai berikut:

  1. Staff pada Event Organizer di semua divisi akan memiliki gaji mulai dari Rp 3.000.000 per acara dan belum termasuk bonus dari target yang telah ditetapkan sebelumnya.
  2. Event Organizer yang biasanya hanya sebagai peran pembantu maka akan diberi gaji harian sekitar Rp 200.000 hingga Rp 300.000.

Itulah gaji seorang Event Organizer di Indonesia saat ini, tentu itu bisa berubah apabila acara yang digarap bersama semakin besar. Untuk Anda yang sudah tertarik menjadi Event Organizer bisa langsung lengkapi beberapa syarat umumnya sebagai berikut:

Baca Juga : Tugas Manajer Personalia Di Perusahaan

  1. Pendidikan minimal S1 Komunikasi atau lainnya.
  2. Berusia dibawah 28 tahun.
  3. Mempunyai pengalaman 1 tahun dalam mengadakan acara disuatu organisasi.
  4. Bisa beradaptasi dengan banyak orang secara cepat.
  5. Mampu bekerja keras dibawah tekanan.

Itulah beberapa syarat umum yang diperlukan untuk menjadi Event Organizer disuatu perusahaan. Sedangkan untuk kemampuan yang dibutuhkan untuk menjadi Event Organizer adalah sebagai berikut:

  1. Mampu berkomunikasi dengan baik dan ramah.
  2. Bekerja dengan cepat, teliti, dan cekatan.
  3. Mampu mengatasi tekanan kerja yang berat.
  4. Mempunyai tingkat kedisiplinan yang tinggi.
  5. Sabar dan dapat berdiskusi dengan divisi lainnya secara baik-baik.

Itulah beberapa kemampuan yang dibutuhkan apabila Anda hendak menjadi Event Organizer disuatu perusahaan, karena pada dasarnya Event Organizer akan berurusan dengan banyak orang pada suatu acara. Jadi, apakah Anda sudah tertarik menjadi Event Organizer saat ini? Jika ya, silakan persiapkan diri Anda sekarang juga. Semoga bermanfaat dan jangan lupa untuk dapat membaca artikel lainnya mengenai beberapa tugas pekerjaan di blog ini.

error: Content is protected !!