Contoh Invoice

Contoh Invoice

Invoice atau faktur merupakan contoh sebuah dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan jumlah pembayaran yang harus dibayar. Baik perusahaan kecil maupun besar wajib memiliki dokumen ini. Selain sebagai bukti penagihan, invoice juga digunakan sebagai bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang dimuat dalam selembar invoice adalah:

  • Keterangan perusahaan pembeli
  • Keterangan perusahaan penjual
  • Tanggal transaksi
  • Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
  • Harga per item
  • Total harga keseluruhan
  • Besaran pajak
  • Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak

Invoice harus dibuat beberapa rangkap atau terintegrasi, tujuannya sebagai arsip beberapa pihak tertentu, yang digunakan untuk kepentingan tertentu juga. Misalkan, bagi pembeli arsip invoice digunakan sebagai bukti kas keluar dan bukti adanya transaksi pembelian.

Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagian atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsip faktur tersebut.

Dalam dunia bisnis, invoice menjadi bagian dari keseharian berjalannya bisnis tersebut. Namun apakah kamu sudah mengetahui apa yang dimaksud dengan invoice? Invoice sering juga disebut sebagai faktur. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, arti invoice atau faktur adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan.

Transaksi yang dicatat dalam lembar invoice merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit. Pada umumnya invoice dibuat dalam tiga rangkap, yakni satu lembar untuk pembeli bila telah melunasi tagihan, satu lembar untuk arsip bagian penjualan, dan satu lembar lainnya untuk laporan bagian keuangan.

Ada beberapa jenis dan contoh invoice yang kerap digunakan oleh sebuah bisnis. Pemilihan jenis dan contoh invoice tersebut tergantung pada jenis tranksaksi dan bisnis yang dijalankan. Bagi kamu yang belum mengetahui bentuk dari invoice, kamu dapat menemukan banyak contoh invoice yang tersebar di dunia maya dan dapat dijadikan acuan dalam pembuatan nya.

Keberadaan invoice ini sangat penting untuk merekam barang dan jasa yang telah dibeli oleh pelanggan. Jika dihubungkan dengan keuangan, invoice juga sangat penting untuk mempermudah perhitungan laba sebuah bisnis. Yang perlu kamu lakukan adalah mengirim invoice sebagai tagihan pembayaran setelah pembeli menyelesaikan pesanan dan kamu mengirimkan barang dan jasa tersebut.

Jika lembar tersebut sudah diberikan, maka kamu akan dengan mudah memasukkan pembayaran ke dalam laporan keuangan. Perlu diperhatikan pada invoice biasanya ada jangka waktu pembayaran yang disepakati, mulai dari harian, mingguan hingga bulanan. Dan kamu harus menunggu pembayaran selama jangka waktu yang telah disepakati.

Baca Juga : Contoh Iklan Baris dan Kolom

Contoh Invoice Excel

Contoh Invoice sangat beragam, mulai dari desain sampai isinya. Invoice merupakan suatu surat penagihan dengan nilai nominal tertentu kepada pelanggan. Format invoice pun dapat berbeda-beda tegantung dari karakteristik penyerahan barang atau jasa yang dilakukan. Atas berbagai tipe invoice, diatas adalah contoh template invoice sederhana dan simpel menggunakan Excel yang dibuat. Ada banyak ragam format contoh invoice sederhana. Tapi bila kamu menginginkan bentuk Invoice yang benar-benar simpel, lihat Template Invoice Excel berikut ini. Template invoice berikut ini masih kosong, dan benar-benar minimalis.

Contoh Invoice Penagihan

Ada banyak contoh invoice penagihan yang beredar dengan gaya yang berbeda-beda. Hal ini seringkali membingungkan banyak orang terutama dalam memilih invoice yang tepat bagi mereka. Sejatinya, pemilihan invoice tidak berdasarkan gaya invoice melainkan lebih kepada isi dan fungsi dari invoice itu sendiri.

Pertama, ada bagian identitas yang tertera di bagian atas invoice. Di bagian tersebut, kita harus memasukkan penerima dan pemberi invoice. Biasanya, nama penerima invoice terletak di bagian awal atau merupakan bagian pertama yang harus kita isi. Di bagian tersebut, ada nama orang yang dituju, nama perusahaan, nomor telepon, alamat, dan juga nomor klien berdasarkan penggolongannya. Terakhir, jangan lupa isikan nomor invoice, tanggal pembuatan invoice, serta jatuh tempo pembayaran.

Selanjutnya, kita beralih ke bagian terpenting dari invoice, isi dari invoice itu sendiri. Pada bagian isi invoice, kita mengisikan jumlah barang yang ada, harga, serta info tambahan yang terkait barang tersebut. Pada contoh, kita melihat tiket kereta api yang dibeli. Pada bagian tersebut, isilah sesuai dengan barang yang dibeli. Jangan lupa untuk mengisi jumlah tiket yang dibeli, harga, serta informasi tambahan lainnya.

Terakhir, ada bagian note serta syarat dan ketentuan. Note merupakan informasi tambahan yang bisa kita bubuhkan di bagian invoice. Biasanya, bagian tersebut berisi tentang informasi barang atau hal lainnya yang berkaitan dan penting untuk diberikan di bagian tersebut.

Selain itu, ada syarat dan ketentuan. Syarat dan ketentuan biasanya berisi poin-poin dari transaksi yang telah disepakati oleh penjual dan pembeli. Biasanya, hal ini berpengaruh terhadap proses pembayaran dan mencegah adanya hal-hal yang tidak diinginkan.

Alasan kenapa invoice penagihan harus diisi dengan sebaik mungkin adalah, karena invoice berfungsi sebagai bukti tagihan yang sah dan nantinya akan digunakan sebagai rujukan dalam proses pembukuan keuangan. Tanpa adanya informasi yang akurat serta lengkap, proses pembukuan dapat berjalan tidak lancar sehingga, hal ini mengharuskan setiap orang untuk mengisi invoice tagihan dengan benar dan lengkap.

Bukan hanya pembukuan saja, invoice penagihan juga berguna untuk faktur pajak dan juga hal lainnya seperti, rujukan akan kesalahan pengiriman atau perhitungan total tagihan yang ada. Mengingat hal tersebut, penting bagi setiap orang untuk mengetahui bentuk yang tepat.

Contoh Invoice Penjualan

Faktur penjualan adalah tagihan pembayaran yang diajukan penjual barang/jasa kepada konsumen atau pengguna jasa. Faktur penjualan biasanya diberikan oleh penjual bersama dengan penyerahan/pengiriman barang atau jasa. Tetapi beberapa supplier juga ada yang mengirimkan faktur penjualan setelah barang/jasa diberikan. Ketika membuat faktur penjualan, ada beberapa bagian yang harus kamu perhatikan sebagai penerbit faktur.

Jika dilihat secara lebih seksama berikut ini bagian-bagian yang terdapat dalam contoh faktur penjualan di atas:

  1. Identitas Perusahaan, Nama, logo, slogan, serta alamat perusahaan yang berguna sebagai media promosi perusahaan.
  2. Identitas Pelanggan, Meliputi nama pelanggan yang ditulis secara lengkap sesuai nama yang tertera pada KTP/SIM/akte lahir pelanggan. Alamat ditulis secara lengkap sesuai dengan kartu identitas. Identitas pelanggan digunakan sebagai data, baik untuk pelanggan maupun untuk penjual.
  3. Nomor Transaksi, Dalam contoh faktur penjualan diatas juga terdapat nomor transaksi yang merupakan komponen penting dalam faktur penjualan. Nomor transaksi bertujuan untuk membedakan satu transaksi dengan transaksi lainnya. Dengan adanya nomor transaksi maka transaksi antar penjual dan pembeli tidak akan tertukar dengan pembeli lainnya.
  4. Waktu Transaksi, Berisi waktu terjadinya transaksi yang dapat dibuat dalam format jam, hari, tanggal, bulan-tahun transaksi yang telah dilakukan.
  5. Rincian Transaksi, Berisi nama dan penjelasan secara keseluruhan mengenai barang yang diperjualbelikan. Misalnya jumlah, kode dan nama barang, harga satuan, diskon sampai total harga.
  6. Jumlah Keseluruhan/Total Harga, Berisi jumlah harga seluruh barang yang harus dibayar. Ditambah pencantuman PPN/pajak yang diambil dari subtotal sampai total keseluruhan yang harus dibayar pelanggan. Komponen ini merupakan hal sangat penting agar pelanggan mengetahui biaya yang harus dipertanggungjawabkan secara jelas.
  7. Nama Lengkap dan Tanda Tangan dari Pengurus/Kasir, Berisi nama lengkap dan tanda tangan pengurus/kasir yang bertugas. Bertujuan sebagai aspek pertangungjawaban dalam pegurusan faktur penjualan. Jika terjadi kesalahan pencatatan pembeli dapat dengan mudah mengetahui siapa yang melakukan transaksi.
  8. Nama Lengkap dan Tanda Tangan Penerima Faktur, Diisi nama lengkap dan tanda tangan penerima faktur. Tujuannya adalah agar penjual dapat mengetahui kepada siapa barang diberikan, sehingga mengurangi keluhan pelanggan.
  9. Stempel Perusahaan, Bagian ini menjadi bukti keabsahan faktur penjualan. Sebagai dokumen resmi, sudah seharusnya faktur pajak mendapatkan stempel resmi perusahaan.
  10. Keterangan Tambahan, Pada bagian ini, Anda dapat memasukkan keterangan atas transaksi yang dicatat dalam faktur penjualan. Misalnya tentang syarat dan ketentuan transaksi.

Contoh Invoice Down Payment (DP)

Telat membayar atau lupa merupakan alasan yang paling lazim diterima apabila pelanggan lupa membayarkan tagihan mereka. Hal itu dibuktikan dari riset yang dilakukan oleh MarketInvoice. Perusahaan Financial Technology P2P Lending tersebut membuat penelitian yang menunjukkan jika 62% pelanggan lupa dalam membayarkan tagihan mereka hingga 18 hari. Pembayaran telat merupakan silent killer bagi pemilik Usaha Kecil Menengah (UKM) di seluruh dunia. Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan kami telah memeriksa lebih dari 30 ribu Invoices yang berasal dari 93 negara di dunia.

Faktanya, telatnya pelanggan dalam melunasi tagihan memang bisa mempengaruhi sistem Neraca Keuangan bagi pelaku UKM. Untuk itu, harus ada solusi yang seharusnya menjadi penengah agar mereka tidak merasa rugi. Cara yang mungkin bisa mereka lakukan adalah dengan mengirimkan Invoice DP (Down Payment).

Uang muka (down payment) merupakan istilah yang kerap diberikan apabila membeli sebuah barang. DP tersebut diberikan sebagai uang pertama yang menandakan jika barang itu memang akan dibeli. Setelah uang muka di awal, pembayaran lanjutan akan dicicil sesuai dengan ketentuan yang diberikan atau istilahnya adalah kredit.

Misalnya, jika kamu membeli sebuah alat transportasi atau produk yang kamu inginkan. Karena kamu tidak bisa membayar secara penuh di awal, kamu bisa saja hanya membayarkan uang muka. Kemudian, kamu hanya harus menyicilnya sesuai dengan angsuran yang ditetapkan selama beberapa waktu.

Dalam kasus serupa, kamu juga bisa membuatkan pelanggan kamu Invoice DP sebagai bukti transaksi yang diberikan. Kamu tidak bisa memberikan kwitansi sebagai tanda bukti pembayaran karena produk yang kamu jual belum dibayar secara penuh oleh pihak pelanggan. Tentunya, Invoice DP berbeda dari Invoice Penjualan yang sah dalam dunia bisnis.

Contoh Invoice Word

Kamu bisa menggunakan template untuk membuat faktur yang terlihat profesional dengan Word.

Kumpulkan Informasinya, Untuk memastikan bahwa kamu tidak akan melewatkan apapun di faktur kamu, buat daftar informasi yang akan disertakan. Berikut adalah sejumlah tempat untuk menggali informasi bagi faktur:

  • Proposal Klien – Proposal klien mencakup deskripsi pekerjaan, jumlah dan ketentuan pembayaran.
  • Kartu Nama Klien – Kartu nama klien berisi informasi kontaknya.
  • Kartu Nama Anda – Faktur adalah bagian dari branding dan harus sesuai dengan bahan-bahan lain yang telah dibranding.
  • Faktur-Faktur Sebelumnya – Faktur sebelumnya berisi nomor faktur yang paling baru. Faktur yang selanjutnya harus mengikuti penomoran tersebut secara berurutan.

Finalisasi Faktur kamu, Luangkan waktu sejenak untuk memastikan semua isian sudah benar. Sebaiknya sekarang kamu mengoreksi keseluruhan faktur kamu. Cari apakah ada kesalahan ejaan nama atau alamat klien dan salah ketik lainnya. Jika kamu banyak mengubah faktur, mungkin kamu harus mengubah posisi beberapa isian teks.

Contoh Invoice PDF

Pada dasar nya isi dari file ini sama, cuman file dikirim dalam format PDF. Biasanya perusahaan yang menggunakan format seperti ini adalah perusahaan jasa. Sebelum membuat faktur penagihan, kamu harus tahu seperti apa standar atau elemen dasar yang harus ada dalam invoice. Silahkan simak dibawah ini:

  1. Identitas Perusahaan Penagih, Hal pertama yang harus kamu perhatikan adalah identitas dari perusahaan. Tujuannya agar pelanggan mengetahui usaha kamu lebih detil dari pada layanan yang sudah digunakan. Identitas tersebut seperti logo, nama, bidang layanan, alamat, nomor telepon, email, dan informasi penting lainnya.
  2. Nama dan Alamat Pembeli, Nama dan alamat pembeli adalah keterangan yang juga harus ada dalam invoice. Sama seperti identitas perusahaan, identitas pelanggan yang kamu masukan bisa berupa nama, alamat, nomor telepon, alamat email, dan kode pos. Kamu dapat menanyakan hal ini pada pelanggan.
  3. Nomor Invoice, Tanggal, Jatuh Tempo, Selain untuk memudahkan dalam mengelola, tiga elemen ini juga akan membuat pelanggan lebih mudah mengingat kapan transaksi tersebut dilakukan dan kapan pembayaran harus dilakukan. Baik penjual maupun pembeli memberlakukan ini untuk informasi dalam pembukuan nya.
  4. Harga Beserta Total Tagihan, Selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah susunan keterangan harga, diskon (jika ada), pajak, hingga total tagihan yang jelas. Harga barang harus diberi keterangan per produk yang sudah dipesan
  5. Syarat & Ketentuan Pembayaran, Dan terakhir beritahu bagaimana syarat pembelian produk tersebut (jika ada) dan cara melakukan pembayaran. Seperti yang kita tahu perusahaan satu dan lainnya memiliki aturan pembayaran yang berbeda. Ada yang meminta cash atau transfer, ada juga yang meminta DP atau semua dilakukan di awal. Keterangan itu bisa kamu per jelas pada bagian ini.

Contoh Invoice Pembayaran

Ketika sudah menyelesaikan pesanan pelanggan dan mengirim barang, selanjutnya kamu pasti akan mengirim invoice pembayaran sebagai tagihan pembayaran. Jangka waktu invoice ini bermacam-macam, bisa tiga puluh hari atau bahkan tiga bulan sehingga kita harus menunggu selama jangka waktu tersebut sampai pelanggan melakukan pembayaran.

Masalahnya, lamanya waktu tersebut akan mengganggu arus kas perusahaan karena tidak semua orang membayar invoice pembayaran yang mereka dapat secara tepat waktu, ada yang pada saat jatuh tempo bahkan terlambat. Nah, untuk menghindari agar hal tersebut tidak terjadi, berikut tips efektif menulis contoh invoice yang bisa kamu perhatikan.

  • Pastikan Invoice Pembayaran Mudah Dimengerti
    Untuk memudahkan pelanggan kamu mengidentifikasi barang apa saja yang telah mereka pesan, maka tulis daftar barang secara lengkap mulai dari nama, ukuran, jenis, bahan, dan semuanya. Dengan begitu, ia akan mengingat dan segera melunasi tagihannya. Akan lebih baik jika kamu juga menyertakan logo perusahaan kamu di invoice. Logo ini selain membuat kamu terlihat profesional, juga membuat invoice tagihan kamu mudah dikenali oleh pelanggan.
  • Jangka Waktu Invoice
    Cara membuat invoice selanjutnya adalah jangan menulis jangka waktu invoice tagihan seperti yang kamu inginkan. Maksudnya, jika kamu ingin pelanggan membayar invoice dalam waktu tiga puluh hari, maka jangan buat invoice penagihan yang jatuh temponya tiga puluh hari. Tulis saja dua puluh hari. Hal ini bertujuan untuk menghindari kemungkinan pelanggan terlambat membayar karena jika pelanggan membayar invoice lebih dari tiga puluh hari, tentu akan merugikan kamu, bukan? Tidak hanya arus kas, dana operasional pun juga menjadi terhambat.
  • Metode Pembayaran yang Fleksibel
    Pilihan metode pembayaran yang kamu tawarkan kepada pelanggan juga mempengaruhi lama tidaknya pelanggan melunasi tagihan invoice-nya. Semakin terbatas metode pembayaran yang kamu tawarkan, kemungkinan akan semakin sulit bagi pelanggan untuk melunasi nya. Akibatnya, ia akan menunda-nunda waktu pembayaran. Lain halnya jika kamu menyediakan banyak pilihan metode pembayaran yang fleksibel. Pelanggan pun bisa melakukan pembayaran kapan pun dan di mana pun.
  • Mengirimkan Invoice pada Orang yang Tepat
    Jangan sampai kamu salah orang ketika memberikan tagihan. Misalnya, ia ternyata bukan orang yang bertanggung jawab dalam mengurusi masalah pembayaran sehingga lupa untuk menyampaikannya pada yang berkepentingan. Akibatnya, invoice kamu tidak segera diproses. Oleh sebab itu, pastikan kamu memberikannya pada bagian akuntan atau orang lain yang bertanggung jawab untuk itu. Selain itu, jangan berikan invoice pada banyak orang karena hal ini kurang efektif. Bisa jadi orang yang kamu beri invoice berpikir bahwa sudah ada orang lain yang menerimanya sehingga ia merasa tidak perlu mempedulikan invoice tersebut.
  • Tidak Perlu Menunggu
    Misalkan kamu sudah mengirimkan barang sesuai pesanan pelanggan pada hari Rabu. Maka, jangan tunggu sampai hari Jumat untuk mengirim invoice penagihan. Jika perlu, kirimkan hari Rabu itu juga, terlebih lagi jika pelanggan kamu adalah tipe yang suka telat melakukan pembayaran. Maka dari itu, mengirimkan invoice secepat mungkin bisa mengurangi risiko pelanggan telat membayar.
  • Ingatkan Kembali Pelanggan
    Jika sampai jatuh tempo pelanggan belum juga melunasi tagihannya, hal ini perlu diwaspadai. Apabila ia memang sibuk, mungkin tidak terlalu menjadi masalah. Lain cerita jika ia lupa atau kemungkinan terburuknya, invoice yang kamu berikan justru hilang entah ke mana. Oleh sebab itu, ketika sudah lewat jatuh tempo, segera hubungi pelanggan untuk membayarnya.
error: Content is protected !!